Welche Akten dürfen bei der Betriebsauflösung nicht weg?
Wenn Sie Ihre Praxis oder Ihren Betrieb aufgeben, geben Sie die Räume zurück, aber Ihre Pflichten bleiben. Für viele Unterlagen schreibt das Gesetz vor, wie lange Sie sie noch aufheben müssen. Diese Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn kein Schreibtisch mehr steht.
Es gibt drei Fristen: 6, 8 und 10 Jahre. Bücher, Jahresabschlüsse und die Einnahmenüberschussrechnung, also die Gewinnermittlung ohne Bilanz, müssen 10 Jahre bleiben. Rechnungen, Kontoauszüge und andere Belege bleiben seit 2025 nur noch 8 Jahre, vorher waren es 10. Geschäftsbriefe und Schriftwechsel gelten 6 Jahre. Patientenakten haben eine eigene Frist von 10 Jahren.
| Unterlage | Aufheben | Beispiele |
|---|---|---|
| Bücher und Abschlüsse | 10 Jahre | Buchführung, Jahresabschluss, Einnahmenüberschussrechnung, Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen |
| Belege | 8 Jahre | Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenbuch, Miet- und Vertragsunterlagen mit Buchungsbezug |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Briefe an Kunden und Lieferanten, Schriftwechsel, Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, Versicherungspolicen |
| Patientenakten | 10 Jahre nach Behandlungsende | Behandlungsvertrag, Befunde, Berichte, Aufzeichnungen der Therapeuten |
Wann endet die Frist für Ihre Akten?
Die Frist beginnt nicht am Tag der Rechnung, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstand. Eine Rechnung vom März 2019 zählt also ab Ende 2019 und muss bis Ende 2027 bleiben.
Die kürzere Frist von 8 Jahren gilt auch für ältere Belege, wenn ihre alte Frist von 10 Jahren Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Ihre Steuerberatung sagt Ihnen, welche Jahrgänge schon weg dürfen.
Manchmal endet die Frist später. Solange das Finanzamt die Steuer eines Jahres noch ändern kann, dürfen Sie die Unterlagen dieses Jahres nicht vernichten. Das trifft zu, wenn eine Betriebsprüfung läuft oder Sie Einspruch eingelegt haben.
Für Mitarbeiter gelten eigene Fristen. Lohnkonten zum Beispiel bleiben bis zum Ende des sechsten Jahres nach der letzten Lohnzahlung.
Wie lange müssen Sie Patientenakten aufheben?
Patientenakten müssen Sie 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufheben. Das gilt für alle, die Patienten behandeln, auch für Physiotherapeutinnen. Zur Akte gehören der Behandlungsvertrag, Befunde, Berichte und Ihre eigenen Aufzeichnungen.
Wer Akten zu früh vernichtet, hat im Streitfall einen Nachteil, denn dann wird vermutet, dass Sie eine wichtige Maßnahme nicht durchgeführt haben. Patienten dürfen ihre Akte außerdem auch nach der Schließung der Praxis einsehen.
Ärztinnen, Ärzte, Psychotherapeuten und Physiotherapeutinnen heben Behandlungsunterlagen 10 Jahre auf, Rechtsanwälte ihre Handakten 6 Jahre. Ihre Kammer oder Ihr Berufsverband kann eigene Regeln haben, fragen Sie dort nach.
| Beruf | Wie lange | Festgelegt von |
|---|---|---|
| Physiotherapie und andere Behandelnde | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung | Gesetz für alle Behandelnden |
| Ärztinnen und Ärzte | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung | Berufsordnung nach dem Muster der Bundesärztekammer |
| Psychotherapie | 10 Jahre nach Ende der Therapie | Berufsordnung der Psychotherapeutenkammer Niedersachsen |
| Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte | 6 Jahre, ab Ende des Jahres, in dem der Auftrag endete | Gesetz für Rechtsanwälte |
Wohin mit den Akten nach der Betriebsauflösung?
Die Räume sind leer, die Akten bleiben Ihre Sache. Dafür gibt es drei Wege.
- Sie lagern selbst, verschlossen, trocken und so, dass niemand Unbefugtes hineinschauen kann.
- Ein Nachfolger übernimmt die Praxis. Patientenakten dürfen nur mit schriftlicher Zustimmung der Patienten an ihn gehen. Ohne Zustimmung bewahrt er sie zu treuen Händen auf, getrennt und verschlossen, und schaut nur mit Zustimmung hinein.
- Ein Archivdienst lagert sie ein. Er arbeitet dann in Ihrem Auftrag und braucht einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was nur als Datei vorliegt, muss als Datei bleiben. Steuerlich wichtige Daten dürfen bis zum Fristende nicht verändert oder gelöscht werden, und ein Papierausdruck ersetzt sie nicht. Vernichten Sie deshalb keine Festplatte, bevor Sie die Daten gesichert haben.
Papier dürfen Sie einscannen, wenn der Scan dem Original bildlich entspricht und lesbar bleibt. Vor Gericht hat ein Scan aber weniger Beweiskraft. Heben Sie Papier mit Unterschrift, etwa Vollmachten und Verträge, deshalb im Original auf.
Wie sicher müssen Sie Akten vernichten lassen?
Beim Vernichten bleiben Sie für die Daten verantwortlich, bis sie nicht mehr lesbar sind. Wie klein das Papier am Ende zerkleinert sein muss, regeln die Sicherheitsstufen der Norm DIN 66399. Es gibt sieben Stufen, und je höher die Stufe, desto kleiner die Reste. Seit 2023 heißt die gültige Norm ISO/IEC 21964, die Stufen sind geblieben.
Für Patientenakten und andere Unterlagen unter Schweigepflicht nennt der Ratgeber der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit mindestens Stufe 4. Ein Büroschredder sollte dafür eher Stufe 5 schaffen, weil sich gleichmäßig geschnittene Schnipsel von Hand wieder zusammensetzen lassen. Für Kunden- und Mitarbeiterdaten genügt meist Stufe 3.
Bei Papier darf ein Schnipsel in Stufe 3 höchstens 320 Quadratmillimeter groß sein, in Stufe 4 höchstens 160 und in Stufe 5 höchstens 30. Bei Festplatten sind es in Stufe 4 höchstens 2.000 Quadratmillimeter und in Stufe 5 höchstens 320. USB-Sticks und SSD-Festplatten müssen feiner zerteilt werden: 160, 30 und 10 Quadratmillimeter.
| Stufe | Geeignet für | Papier | Festplatte | USB-Stick und SSD |
|---|---|---|---|---|
| 3 | Kunden- und Mitarbeiterdaten | höchstens 320 mm² | Gerät verformt | höchstens 160 mm² |
| 4 | Patientenakten und Unterlagen unter Schweigepflicht, Mindeststufe | höchstens 160 mm² und 6 mm breit | höchstens 2.000 mm² | höchstens 30 mm² |
| 5 | Besonders schutzwürdige Unterlagen, empfohlen für Bürogeräte bei Patientenakten | höchstens 30 mm² und 2 mm breit | höchstens 320 mm² | höchstens 10 mm² |
Was passiert mit Festplatten, USB-Sticks und Karten?
Prüfen Sie zuerst, was auf dem Gerät liegt. Steckt dort Ihre Praxissoftware oder Ihre Buchhaltung, brauchen Sie die Daten bis zum Fristende. Sichern Sie sie auf einem Datenträger, den Sie sicher lagern, und zerstören Sie das alte Gerät danach.
Bei Patientendaten bleiben Sie am besten selbst dabei. Der Fachbetrieb bringt seine Technik zu Ihnen, oder er zerstört die Geräte in Ihrer Begleitung ohne Zwischenlager. Ein Gerät, das noch funktioniert, verschlüsseln Sie vorher. Ein defektes Gerät lassen Sie vor Ort schreddern.
Auch Kartenlesegeräte, Praxisausweis und Zugangsdaten gehören nicht in fremde Hände. Die Psychotherapeutenkammer Niedersachsen verlangt, sie bei Praxisaufgabe sicher zu entsorgen.
Was gehört in den Vertrag mit dem Fachbetrieb?
Der Fachbetrieb arbeitet mit Ihren Daten. Deshalb brauchen Sie einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auch wenn er nur schreddert. Der Bundesdatenschutzbeauftragte rät zu einem Betrieb, der nach der aktuellen Norm ISO/IEC 21964 zertifiziert ist. Das Zertifikat spart Ihnen Prüfarbeit, ersetzt den Vertrag aber nicht.
Diese Punkte sollten im Vertrag stehen:
- Was in welcher Menge und in welcher Sicherheitsstufe vernichtet wird.
- Ob bei Ihnen vor Ort oder im Betrieb vernichtet wird, und wann.
- Wie Transport und Lagerung gesichert sind, mit verschlossenen Behältern und ohne offene Zwischenlagerung.
- Dass die Mitarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
- Ob und welche Subunternehmer mitarbeiten dürfen.
- Dass Sie Lagerung, Transport und Vernichtung prüfen dürfen.
- Welche Bescheinigung Sie nach jeder Abholung und jeder Vernichtung bekommen.
Als Physiotherapeutin unterliegen Sie der Schweigepflicht. Verpflichten Sie den Betrieb deshalb zur Geheimhaltung. Die Einwilligung Ihrer Patienten brauchen Sie dafür seit 2017 nicht mehr.
Welchen Nachweis bekommen Sie nach dem Vernichten?
Der Betrieb muss den Vorgang dokumentieren. In den Nachweis gehören die Art der Datenträger, das Datum, die Methode und, wenn möglich, ein Zertifikat über die erfolgreiche Zerstörung.
Legen Sie schon im Vertrag fest, was der Nachweis enthält, und heben Sie ihn bei Ihren Unterlagen auf. Als Praxisinhaberin sind Sie verantwortlich und müssen im Zweifel belegen können, dass die Daten vernichtet wurden.
Was sortieren Sie vor der Räumung aus?
Der Räumungsbetrieb soll Akten und Datenträger nicht anfassen. Legen Sie sie vorher zur Seite und sagen Sie ihm das schriftlich. Ob ein Betrieb, der Räume leert, auch Akten vernichtet, fragen Sie vor dem Auftrag nach.
- Bilden Sie drei Stapel: aufheben, vernichten, Geräte.
- Packen Sie alles, was noch eine Frist hat, in verschlossene Kisten. Beschriften Sie jede Kiste mit dem Inhalt und dem Jahr, ab dem sie weg darf.
- Sammeln Sie alles, was keine Frist mehr hat, in verschlossenen Behältern für den Fachbetrieb. Rein betriebsinterne Notizen wie Fahrberichte gehören dazu, solange sie nichts zur Buchführung oder Behandlung enthalten.
- Legen Sie Festplatten, USB-Sticks, Kartenleser und Praxisausweis getrennt zurück.
- Vereinbaren Sie den Vernichtungstermin vor dem Termin, an dem Sie die Räume übergeben.
Wie Sie die eigentliche Räumung beauftragen, steht im Ratgeber zur Betriebsauflösung. Ob Ihr Vermieter zusätzlich einen Rückbau verlangt, klärt der Ratgeber zur Rückgabe der Gewerbefläche. Die steuerlichen Folgen der Betriebsaufgabe klärt Ihre Steuerberatung.
Häufige Fragen
Darf ich Geschäftsunterlagen nach sechs Jahren vernichten?
Nein, sechs Jahre gelten nur für Geschäftsbriefe und einige weitere Unterlagen. Rechnungen und andere Belege müssen Sie 8 Jahre aufheben, Bücher, Jahresabschlüsse und die Einnahmenüberschussrechnung 10 Jahre. Die Frist zählt ab Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstand.
Wie lange muss eine Physiotherapiepraxis Patientenakten nach der Schließung aufbewahren?
Eine Physiotherapiepraxis muss Patientenakten 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahren, auch nach der Schließung. Die Pflicht bleibt bei der Praxisinhaberin. Patienten dürfen ihre Akte in dieser Zeit weiter einsehen.
Darf ich Patientenakten an meinen Praxisnachfolger übergeben?
Ja, aber nur mit schriftlicher Zustimmung der Patienten. Ohne Zustimmung können Sie dem Nachfolger die Akten zu treuen Händen geben, er hält sie dann getrennt und verschlossen und schaut nur mit Zustimmung hinein. So beschreiben es die Psychotherapeutenkammer Niedersachsen und die Bundesärztekammer für ihre Berufe.
Brauche ich einen Vertrag, wenn eine Firma meine Akten vernichtet?
Ja, wenn eine Firma Ihre Akten vernichtet, brauchen Sie einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Firma arbeitet dabei mit personenbezogenen Daten, und Sie bleiben dafür verantwortlich. Bei Patientendaten verpflichten Sie die Firma zusätzlich zur Geheimhaltung.
Reicht ein Büroschredder für Patientenakten?
Für Patientenakten reicht ein einfacher Büroschredder in der Regel nicht. Der Ratgeber der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit nennt mindestens Stufe 4 und bei Bürogeräten eher Stufe 5, weil sich gleichmäßig geschnittene Schnipsel von Hand zusammensetzen lassen. Größere Mengen geben Sie besser einem Fachbetrieb.
Darf ich die Festplatte mit meiner Buchhaltung entsorgen?
Nicht, solange die Daten dort noch aufbewahrt werden müssen. Steuerlich wichtige Unterlagen, die nur digital vorliegen, müssen digital bleiben und dürfen bis zum Fristende nicht verändert oder gelöscht werden. Sichern Sie die Daten zuerst und lassen Sie die alte Festplatte danach zerstören.